Οι υπεύθυνοι τμημάτων ορίζονται στην αρχή κάθε σχολικού έτους.
Μεταξύ των αρμοδιοτήτων τους συγκαταλέγεται και η δημιουργία και η συντήρηση ενός επικαιροποιημένου καταλόγου με τα στοιχεία επικοινωνίας των γονέων και κηδεμόνων οι οποίοι και θα παραλάβουν ύστερα από ένα γεγονός τους μαθητές από τον χώρο του σχολείου (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνα επικοινωνίας).
Ιδανικά, οι υπεύθυνοι τμημάτων γνωρίζουν ζητήματα που αφορούν την υγεία των μαθητών τους (όπως για παράδειγμα αν τους χορηγείται κάποια συγκεκριμένη αγωγή).